فاکتور چیست و چه کاربردی دارد ؟

فاکتور چیست و چه کاربردی دارد ؟

فاکتور، یک سند تجاری است که معامله‌‌ی بین خریدار و فروشنده را تعیین و ثبت می کند. اگر کالاها یا خدمات به صورت اعتباری خریداری شده باشند،

در فاکتور معمولاً شرایط معامله مشخص و اطلاعاتی در مورد روش های پرداخت موجود ارائه می شود.

انواع فاکتورها ممکن است شامل رسید، صورتحساب فروش، برگه بدهی یا فاکتور فروش باشند.

شرکتها ممکن است پایان هر ماه را برای ارسال یک ریزحساب، به عنوان فاکتور، برای معاملات تسویه نشده‌‌شان، انتخاب کنند.

اگر اینطور باشد، ریزحساب باید بیانگر این باشد که هیچ فاکتور بعدی ارسال نخواهد شد.

از لحاظ تاریخی، فاکتورها بر روی کاغذ ثبت می‌‌شده‌‌اند،

که اغلب چندین کپی تهیه می‌‌شده بطوریکه خریدار و فروشنده، هرکدام برای مدارک خودشان، یک سند از معامله را داشتند.

در حال حاضر، فاکتورهای کامپیوتری خیلی متداولند.

در صورت تقاضا، می‌‌توان آنها را چاپ یا از طریق پست الکترونیکی برای طرفین معامله ارسال کرد.

مدارک الکترونیکی همچنین امکان جستجو و مرتب‌‌سازی معاملات بخصوص، یا تاریخ‌‌های خاص را آسان‌‌تر می‌‌کنند.

طبق مبالغی که در فاکتور نوشته می شود خریدار باید هزینه های مالی خریداری شده را به فروشنده بپردازد.

بین دوجمله ان ها ان ها برای ما فاکتور صادرکردند و و ما برای ان ها فاکتور صادر کردیم تفاوت های زیادی وجود دارد .

جمله اول به معنای این است که ما به ان ها پولی را بدهکار هستیم و جمله دوم به این معناست که ان ها از ما پولی را بدهکارند.

انواع مختلف فاکتور

حرفه‌‌ها می‌‌توانند برای مشتریان خود، انواع مختلف و زیادی از فاکتورها را درست کنند.

نوع فاکتوری که انتخاب می کنید، بستگی به پیشه شما دارد که چگونه برای خدمات خود صورتحساب می‌‌دهید و با چه فاصله زمانی قصد وصول آن را دارید.

انواع مختلف فاکتور کدامند:

انواع مختلف فاکتورها که مشاغل می‌‌توانند به مشتریان خود ارائه دهند، عبارتند از:

1. فاکتور استاندارد

فاکتور استاندارد، فاکتوری است که توسط یک حرفه صادر و به مشتری تقدیم می‌‌شود.

این رایج ترین شکل فاکتوری است که مشاغل کوچک دارند و قطع آن هم به اندازه کافی قابل تغییر است تا بتوان از آن در بیشتر صنایع و صورتحساب‌‌های متناوب استفاده کرد. جزئیاتی که در مورد فروش در فاکتورهای استاندارد ذکر شده‌‌اند،

عبارتند از:

نام حرفه و اطلاعات تماس

نام مشتری و اطلاعات تماس

شماره فاکتور

مقدار پولی که مشتری برای خدماتی که برای او انجام شده، باید بپردازد.

2. فاکتور

   اعتباري

فاکتور اعتباری که به آن پیش فاکتور نیز می‌‌گویند، توسط شغلی صادر می شود که احتیاج دارد روی فاکتور، تخفیف یا بازپرداخت مشتری را نوشته و یا اینکه خطای فاکتور قبلی را اصلاح کنند. در فاکتور اعتباری، همیشه جمع کل، منفی خواهد بود.

به عنوان مثال، اگر شما یک فاکتور اعتباری را به مشتری ارائه می‌‌دهید که در آن مبلغ 50 دلار بازپرداخت نوشته شده، جمع کل در فاکتور اعتباری، 50 دلار منفی خواهد بود.

3. فاکتور

   بدهی

فاکتور بدهی، که برگه بدهکاری نیز نامیده می شود، توسط شغلی صادر می شود که نیاز دارد مبلغی را که مشتری بدهکار است، افزایش دهد.

فاکتورهای بدهی برای مشاغل کوچک و آزاد، زمانی که نیاز به تعدیل جزئی صورتحساب موجود دارند،

می تواند مفید باشد. به عنوان مثال، اگر براساس ساعت تخمین زده شده خود، برای مشتری فاکتور ارسال کردید و ساعتهای بیشتری را برای پروژه صرف کردید،

می توانید برای ساعتهای اضافی، صورتحساب بدهی برای او ارسال کنید.

فاکتورهای بدهی همیشه به صورت اعداد مثبت نوشته می‌‌شوند.

4. فاکتور بدهکار-بستانکار

در این نوع فاکتور، هزینه‌‌های بستانکاری و بدهکاری تواماً در یک فاکتور می‌‌آیند و مبلغ کل هم به صورت یک عدد مثبت یا منفی بیان می‌‌شود.

مشاغل کوچک به ندرت نیاز به ایجاد چنین فاکتورهایی برای خدمات خود دارند،

اما اگر میزان مبلغی که یک مشتری برای یکی از پروژه‌‌های شما بدهکار است،

را کاهش دهید و این مقدار را در پروژه‌‌ای دیگر که در همان صورتحساب ذکر شده افزایش دهید، ممکن است داشتن چنین صورتحسابی ضروری باشد.

5. فاکتور تجاری

این صورتحساب، برای کالاهایی که در سطح بین‌‌المللی به مشتریان فروخته می‌‌شود،

صادر می‌‌شود. فاکتورهای تجاری شامل جزئیات فروش موردنیاز، برای تعیین عوارض گمرکی در فروشهای فرا مرزی است.

اطلاعات موجود در یک فاکتور تجاری شامل موارد زیر است:

تعداد ارسال بار

وزن / حجم

توضیحات کالا

ارزش کل

هزینه بسته بندی

6. فاکتورثبت ساعت کار

فاکتور ثبت ساعت کار، زمانی استفاده می‌‌شود که یک کارمند برحسب ساعات کار و نرخ حقوق استاندارد ، فاکتور دریافت می‌‌کند.

این فاکتورها برای کارمندان قراردادی، که کارفرمای آنها به صورت ساعتی به آنها دستمزد پرداخت می‌‌کند، صادر می‌‌شود.

این فاکتورها همچنین در صنایعی که مشتریانشان در لیست به صورت ساعتی ثبت شده‌‌اند، رایج است،

ازجمله:

وکلا

آژانس‌‌های خلاق

مشاوران تجاری

روانشناسان

7. گزارش هزینه

گزارش هزینه نوعی فاکتور است که یک کارمند برای بازپرداخت هزینه‌‌های مربوط به مشاغل، به کارفرما تسلیم می کند.

به عنوان مثال، اگر شما یک کارمند را با مشتری، به یک جلسه نهار بفرستید،

آنها می‌‌توانند گزارش هزینه را بابت هزینه نهار، پارکینگ و بنزینی که ازقبل پرداخت کرده‌‌اند، به صورت فاکتور برای شرکت ارسال کنند.

8. پیش فاکتور

پیش فاکتور، یک فاکتور برآورد هزینه است که مشاغل قبل از ارائه خدمات خود برای مشتری می‌‌فرستند.

در این فاکتور، هزینه‌‌های برآوردی، برای تکمیل کار در اختیار مشتری قرار داده می‌‌شود. ممکن است پس از اتمام پروژه، پیش‌‌فاکتورها به علت انعکاس دقیق ساعات کار تغییر کنند.

9. فاکتور میان دوره

فاکتور میان‌‌دوره، در پروژه‌‌های بزرگی که در آن مشتری با شرایط پرداخت چندین مرحله‌‌ای موافقت کرده است، مورد استفاده قرار می‌‌گیرد.

زمانی این فاکتورها در یک تجارت یا کار آزاد صادر می‌‌شوند که بعضی از رویدادگاه‌‌ها منجر به پروژه های بزرگتر می‌‌شوند.

فاکتورهای میان دوره به مشاغل کوچک کمک می کنند تا ضمن کار روی پروژه‌‌ها در مدت زمان طولانی، جریان پول نقدشان نیز مدیریت شوند.

10. فاکتور نهایی

این فاکتور زمانی برای مشتری ارسال می‌‌شود که پروژه کامل شده و درخواست پرداخت داده شده باشد.

فاکتور نهایی معمولاً نسبت به یک پیش‌‌فاکتور یا  فاکتور میان‌‌دوره جزئیات بیشتری دارد و به طور معمول موارد زیر را شامل می شود:

لیست جزء به جزء از همه خدمات ارائه شده

هزینه کل پروژه

شماره فاکتور

تاریخ سررسید فاکتور

روش های پرداخت موردتائید

11. فاکتور معوق

یک حرفه زمانی این فاکتور را برای مشتریانش ارسال می‌‌کند که در سررسید ذکر شده در فاکتور نهایی، پرداختی صورت نگرفته باشد.

شما باید به محض اینکه سررسید فاکتور مشتریانتان به سر رسید، این فاکتورها را برای آنها ارسال کنید.

فاکتورهای معوق شامل همه جزئیات خدمات و پرداختی است که در فاکتور نهایی ذکر شده و شامل هرگونه کارمزد یا هزینه‌‌‌‌های دیرکرد نیز می‌‌شود.

12. فاکتور
    

    تکرارشدنی

این فاکتور برای مشاغلی که هر دوره، بابت خدماتشان، بابت یک مقدار ثابت، از مشتریان وجه دریافت می‌‌کنند، مفید است.

فاکتورهای تکرارشدنی در بین مشاغل فناوری اطلاعات رایج است، که هر ماه همان مبلغ را برای مشتریان خود برای بسته‌‌های خدمات فناوری اطلاعات ارسال می‌‌کنند.

بهتر بگوییم، اگر یک بازاریاب آزاد دیجیتال هستید، احتمالاً ماهیانه بسته‌‌های بازاریابی رسانه‌‌های اجتماعی را با قیمت‌‌های استاندارد، به مشتریان خود ارائه می‌‌دهید.

نرم‌‌افزار فاکتورزنی، به شما این اجازه را می‌‌دهد که فرآیند ایجاد فاکتورهای مکرر را به صورت خودکار درآورید و حتی می توانید هر ماه فاکتورها را در همان روز ارسال کنید،

بنابراین لازم نیست در مورد آن دغدغه‌‌ای داشته باشید.

13. فاکتور الکترونیکی

فاکتور الکترونیکی یک عبارت کلی است که بدون توجه به نوع خاص فاکتور ارسالی، برای هر فاکتور ارسال شده بصورت الکترونیکی اعمال می‌‌شود.

فاکتور الکترونیکی در بین مشاغل کوچک و آزاد، تبدیل به یک روش استاندارد شده است.

فاکتورهای الکترونیکی سریع‌‌تر و آسانتر از فاکتورهای چاپی استاندارد هستند و به شما کمک می کنند برای خدمات خود سریعتر دستمزد دریافت کنید.