هدف از تهیه سربرگ چیست ؟

هدف از تهیه سربرگ چیست ؟

سربرگ چیست؟

سربرگ ها یا Letter Head  ها ، همان کاغذهایی هستند که برای نگارش نامه های رسمی و سازمانی یا برای اشخاص حقیقی ( اما باز به صورت رسمی ) مورد استفاده قرار می گردند. سربرگ ها یا کاغذهای A4 هستند یا در برخی موارد A5 و به ندرت در سایز دیگری تهیه می گردند.

سربرگ ها از آنجا که دارای نشان رسمی موسسه یا شرکت مربوطه هستند، جزو اوراق رسمی و مهم به حساب می آیند و باید مراقب باشید که این اوراق به دست شخصی که از آن بتواند سوء استفاده نماید، نیفتد.

هدف از تهیه سربرگ چیست؟

هدف اولیه تهیه سربرگ نظم دادن به مکاتبات اداری است.

این مکاتبات اداری می‌تواند بسیار متنوع و با موضوعات گوناگونی باشد؛ که این موضوعات اهداف متفاوتی را شکل می‌دهند.

اما تهیه سربرگ فراتر از نظم دادن به مکاتبات اداری، اهداف دیگری را نیز پوشش می‌دهد. اهدافی که موجب بهبود روابط درون سازمانی، کمک به برنامه بازاریابی و توسعه روابط عمومی می‌شود.

در این نوشته به بررسی اهداف احتمالی از تهیه سربرگ پرداخته شده است.

نظم دادن به مکاتبات اداری

همان‌طور که گفتیم اولین هدف تهیه سربرگ نظم دادن به مکاتبات اداری است.

کاملا منطقی به‌نظر می‌رسد که سازمان‌ها بخواهند کلیه مکاتبات اداری و حتی تخصصی آن‌ها، در یک برگه با چارچوب ثابت و طراحی یکسان شکل بگیرد.

این کار می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای سازمان ایجاد کند.

در ساده‌ترین مثال با نگاه کردن به طراحی ظاهری سربرگ، اصالت نامه و مبدا تولید آن مشخص می‌شود.

همچنین سربرگ‌ها با توجه به اطلاعات درج شده می‌توانند آرشیوهای شرکت را منظم و جستجو در آن را ساده کنند.

وجود اطلاعات ثابتی از جمله تاریخ، شماره ثبت، پیوست و … روی سربرگ، از جمله مواردی است که در انجام این کار موثر است.

 ایجاد سربرگ‌ با کاربردهای متنوع

گاهی یک سربرگ ثابت پاسخگوی همه نیازهای شرکت نیست.

به عنوان مثال سربرگی که در آن یک نامه اداری درج می‌شود؛احتمالا نیازمند بخش پیوست و شماره ثبت است.

در حالی که نوشتن یک پروپوزال در قالب سربرگ اداری، نیاز خاصی به این بخش‌ها ندارد.

همین موضوع موجب می‌شود که سازمان‌های حرفه‌ای به‌طور معمول سربرگ‌های متنوعی، با طراحی یکسان و کاربردهای گوناگون تولید کنند.

از طرف دیگر از آنجایی که سربرگ‌ها در دو سایز A5، A4 به چاپ می‌رسند با توجه به میزان متن و مستنداتی که در آن‌ها درج می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  ابزاری برای کمک به برنامه بازاریابی

یکی دیگر از اهداف تهیه سربرگ، کمک به برنامه بازاریابی است.

البته معمولا سازمان‌ها به‌طور مستقیم و برای پوشش این هدف، اقدام به طراحی سربرگ نمی‌کنند.

البته تجربه ثابت کرده است که طراحی زیبا و کاربردی سربرگ قادر است در ایجاد دیدگاه بهتر نزد مخاطبان موثر باشد.

به عنوان مثال مطالعه یک طرح پیشنهادی یا گزارش کار، زمانی که در قالب سربرگ نوشته شده است؛ موجب اعتماد بیشتر مخاطب به موضوعات مطرح شده می‌شود.

همچنین هماهنگ بودن طراحی سربرگ با سایر اقلام چاپی و تبلیغاتی سازمان،

موجب شکل گرفتن دیدگاهی مثبت در ناخودآگاه مخاطبان می‌گردد.

در مثالی ساده هماهنگی میان رنگ سازمانی در اقلام چاپی، طراحی دکوراسیون داخلی سازمان، تبلیغات تلویزیونی و …، موجب می‌شود این حس بیش از همیشه در مخاطبان متبلور گردد.

در نهایت، سربرگ می‌تواند به عنوان یک ابزار روابط عمومی نیز عمل کند.

در واقع اطلاعات تماس موجود در بخش پایینی سربرگ، به نوعی سازمان‌ها را مطمئن می‌کند تا اطلاعات دسترسی به آن‌ها در هر مکاتبه‌ای که در سربرگ درج شده وجود دارد.

متاسفانه سربرگ‌ها از جمله اقلام چاپی هستند که با وجود اثرگذاری بالا، توجه کمی به آن‌ها می‌شود.

در بسیاری از سازمان‌ها طراحی سربرگ اختصاصی به‌طور کلی مورد توجه نیست؛ و در برخی دیگر، سازمان‌ها به اصلاح و استفاده از یک سربرگ آماده اکتفا می‌کنند.

این در حالی است که طراحی و چاپ سربرگ اختصاصی و کاملا هماهنگ با نیازهای سازمان، در دنیای امروز امری ضروری به نظر می‌رسد.